Como digitalizar fotos e documentos, e encontrá-los depois

Chegam quatro caixas com fotografias antigas, catálogos, comunicados de imprensa e contratos, e um pedido: “digitalizar tudo” para o aniversário da marca. Pode ser um cliente a encomendá-lo ao teu estúdio ou o departamento de comunicação da empresa onde trabalhas como designer ou arquivista.

Digitalizar as caixas produz milhares de ficheiros. Digitalizar o arquivo significa decidir o que merece ser conservado, como vai ser encontrado e o que poderá ser publicado.

Define o resultado antes de digitalizar

Pergunta se o material vai servir para consulta interna, investigação de marca, conteúdo para redes sociais, impressão em grande formato, arquivo legal, uma exposição ou um documentário.

A utilização determina a qualidade, o formato e os metadados. Uma fatura para consulta e uma fotografia destinada a uma lona não precisam da mesma captura.

Cria uma amostra de vinte peças e entrega-a antes de processar as caixas completas. Quem encomenda o arquivo pode corrigir nomes, categorias e qualidade enquanto a mudança ainda sai barata.

Faz o inventário por lotes

Não comeces com “scan0001.pdf”. Atribui um código a cada caixa, pasta ou álbum e regista a proveniência, o intervalo aproximado de datas, o tipo de material, o estado físico, a quantidade estimada e as restrições conhecidas.

Exemplo: CAJA03_Catalogos_1998-2004.

O código mantém a ligação ao original físico se mais tarde surgir uma dúvida.

Digitaliza conforme o material

• Documentos planos: digitalizador e OCR para poder pesquisar o texto.
• Fotografias: captura com resolução suficiente e sem correções destrutivas.
• Livros ou peças frágeis: câmara fixa, luz uniforme e um suporte que não force o original.
• Recortes ou papéis pequenos: inclui uma referência de escala quando for importante.

Guarda um master de alta qualidade e gera uma cópia leve para consulta. Não comprimas o único original digital.

Dá nomes com a informação que conheces

Um nome pode seguir este padrão:

marca_data-aprox_tipo_lote_sequencia

Exemplo: acme_2002_catalogo-verano_C03_014.tif.

Não inventes datas nem pessoas. Quando um dado não está confirmado, usa um campo como “data aproximada” ou “pessoa por identificar”.

Junta o contexto enquanto ainda está disponível

O melhor momento para identificar uma fotografia é quando quem encomenda o trabalho e as pessoas que conhecem a história estão a rever o lote.

Regista a data ou o período, as pessoas, o local, o evento, o produto, a campanha, o autor, os direitos, a autorização de publicação, as palavras de pesquisa e a fonte física.

O OCR ajuda com o texto, mas não sabe que “o senhor à esquerda era o fundador” se ninguém o documentar.

Controlo de qualidade por lotes

Revê uma amostra de cada lote e verifica a focagem, a legibilidade, o recorte, a orientação, a cor, o OCR, o nome, a sequência, o master, a cópia de consulta e a ligação ao original.

Se a amostra falhar, para o processo. Repetir uma caixa é chato; repetir quatro mil capturas é caro.

Entrega algo que outra pessoa consiga usar

Não entregues só um disco com pastas. Inclui um pequeno guia: estrutura, campos, formatos, o que foi descartado, o que falta identificar e como localizar uma peça.

Carrega o resultado numa biblioteca de ativos onde a equipa possa pesquisar por pessoas, campanha, data ou conteúdo visual. Assim, o arquivo deixa de depender de quem fez a digitalização.

Uma boa digitalização não se mede pelo número de páginas capturadas. Mede-se por saber se, seis meses depois, alguém consegue encontrar a fotografia certa e saber se tem autorização para a publicar.

Perguntas frequentes

O que é digitalizar uma imagem?

Digitalizar uma imagem é converter um original físico, como uma foto em papel, um negativo, um desenho ou um documento, num ficheiro digital. Um digitalizador ou uma câmara decompõem-no em píxeis com o respetivo valor de cor, e o resultado pode ser visto, copiado, pesquisado e publicado sem tocar no original.

Como se digitaliza uma foto com o telemóvel?

Coloca a foto numa superfície plana com luz uniforme e sem reflexos, e usa uma app de digitalização que recorte e corrija a perspetiva. Para uma recordação ou uma consulta rápida chega; para imprimir em grande ou arquivar, um digitalizador de mesa dá mais detalhe e cores mais fiéis.

Que resolução usar para digitalizar fotografias?

Para reproduzir uma foto no tamanho original, 300 ppp são suficientes. Se a pensas ampliar ou se é uma cópia pequena, sobe para 600 ppp ou mais. Os negativos e os diapositivos, por serem minúsculos, precisam de resoluções muito mais altas, normalmente a partir de 2400 ppp.

Em que formato convém guardar as imagens digitalizadas?

Guarda o master em TIFF, que não perde qualidade ao guardar, e cria cópias em JPEG para consultar ou publicar na web. Para documentos de várias páginas, o PDF com texto reconhecido por OCR é o mais prático, e o PDF/A foi pensado para os conservar a longo prazo.

O que é o OCR e para que serve ao digitalizar documentos?

O OCR (reconhecimento ótico de caracteres) converte o texto que aparece numa imagem digitalizada em texto real, que se pode pesquisar, copiar e editar. Funciona bem com documentos impressos e nítidos; com letra manuscrita, tipografias antigas ou papel danificado comete mais erros, por isso convém rever uma amostra.