Calculadora del coste del ciclo de aprobación
La calculadora del coste de un ciclo de aprobación lento mide cuántas horas y euros pierdes en esperas y rondas de revisión. Combina piezas mensuales, número de rondas, días de espera por ronda y coste hora del equipo para devolver horas perdidas, coste anual y % de capacidad del equipo bloqueada esperando feedback.
La fuga invisible de tu equipo creativo
Cuando el equipo se queja de que «no llegan», lo primero que sale es «hace falta más gente». Casi nunca es eso. El cuello de botella suele estar en governance: cada pieza pasa por 3-4 rondas con esperas de 2-4 días entre cada una, y durante esas esperas el equipo no avanza con esa pieza sino que abre otras (multitasking caro), lo que sube el contexto-switch y baja la calidad.
Esta calculadora pone número a lo invisible. Un equipo de 4 personas con 40 piezas mensuales y 3 rondas con 1,5h paradas por ronda pierde 180h al mes — un 35% de capacidad bloqueada por aprobaciones. A 45 €/h cargado son 97k€/año tirados a la basura de la espera.
Cómo bajar rondas y esperas
- • Brief firmado antes de empezar: 30 min de brief evitan 3 rondas.
- • Aprobador único: una sola persona dueña del «sí» final. Comités producen ronda extra.
- • SLA de respuesta en contrato: «feedback en 48h o el deadline se mueve».
- • Aprobaciones paralelas: legal + compliance + creativa al mismo tiempo, no secuencial.
- • Política dos rondas: 2 incluidas, después se factura como change order.
- • Herramienta de proofing: comentarios sobre el activo, no en cadena de email. Reduce un 30-50% el tiempo.
Errores comunes en governance
- Múltiples aprobadores sin jerarquía clara: cada uno opina y se contradicen.
- Brief verbal en reunión sin acta. Tres meses después, «esto no era lo que pedí».
- Feedback por email en cadena, sin centralizar. Pierdes versiones y cambios.
- Sin SLA: el cliente tarda lo que quiere y el deadline lo sigues siendo tú.
- Rondas ilimitadas sin facturación. Tu margen muere por mil cortes.
Qué hacer con el número
Si tu coste anual de aprobaciones supera el sueldo de una persona, la respuesta no es contratar más gente: es arreglar governance. Una herramienta de proofing (Frame.io, Filestage, Approve.io o similar) cuesta 1-3k€/año y ahorra cinco veces más en horas. Una reforma del proceso de aprobaciones (brief escrito, aprobador único, SLA) cuesta cero euros y ahorra el equivalente a media plantilla.
Ejemplos típicos
- • Agencia con clientes lentos: cuello de botella en el cliente. SLA en contrato + comunicación proactiva.
- • Equipo in-house con comité de marca: comité no escala. Designa un «brand champion» con poder de decisión.
- • Startup sin proceso: el CEO aprueba todo. Cuello de botella en una persona ocupada. Delegar criterios objetivos.
- • Equipo legal en compliance: aprobaciones largas inevitables. Solución: paralelizar con la creativa.