Calculadora del ROI de un DAM

Compara el gasto que podrías reducir al encontrar y reutilizar archivos con el coste de implantar y mantener un DAM. El tiempo liberado y el ahorro de gasto se muestran por separado.

Los valores iniciales son un escenario de ejemplo: no son datos de clientes, precios de Polimake ni promedios del sector. Sustitúyelos por tus mediciones, estimaciones y presupuestos.

Búsqueda de archivos

Personas que buscan archivosSemanas de trabajo al añoAjusta vacaciones y periodos sin actividad.Horas de búsqueda por persona y semanaMide el tiempo actual con tu propia biblioteca.Reducción de búsqueda prevista (%)Parte de ese tiempo que esperas liberar; usa 0 si no hay mejora.Coste por hora (€)Se usa para valorar el tiempo del equipo.

Trabajo que se repite

Horas de repetición del equipo al mesTotal del equipo por no encontrar material. Excluye horas de búsqueda ya contadas.Reducción de repetición prevista (%)Solo el trabajo que podría evitarse al recuperar archivos.

Ahorro de gasto estimado

Tiempo liberado que reduce gasto (%)Por ejemplo, menos horas externas facturadas. Si el gasto no cambia, usa 0.Otros costes de errores al año (€)Gastos adicionales documentados. Excluye el tiempo ya contado.Reducción de errores prevista (%)Una biblioteca no elimina automáticamente errores o problemas de derechos.

Costes del DAM

Coste anual del DAM (€)Usa el presupuesto del proveedor que estás evaluando.Otros costes anuales (€)Administración, soporte e integraciones que no estén incluidos.Coste inicial (€)Implantación, migración y formación inicial. Se paga al comienzo del escenario.

Cómo se calcula

Horas liberadas en búsqueda = personas × horas semanales × semanas × reducción prevista.
Horas de repetición evitadas = horas mensuales de todo el equipo × 12 × reducción prevista.
Ahorro de gasto = valor de las horas liberadas × porcentaje que reduce gasto + otros costes de errores evitados.
ROI del primer año = (ahorro anual − costes recurrentes − coste inicial) ÷ (costes recurrentes + coste inicial) × 100.
Recuperación simple, en meses = coste inicial ÷ (ahorro anual − costes recurrentes) × 12, cuando el ahorro neto es positivo.

Los porcentajes se aplican divididos entre 100. El coste inicial se sitúa al comienzo y los ahorros y costes recurrentes se distribuyen de forma uniforme durante el año. El modelo no incluye un periodo de adopción, impuestos, financiación ni descuento de flujos futuros. La explicación de ACCA sobre payback distingue la recuperación simple del análisis con flujos descontados.

Tiempo liberado y dinero ahorrado

Encontrar un archivo antes puede dejar tiempo para otra tarea sin cambiar el gasto del equipo. Por eso el valor del tiempo se muestra separado y solo la proporción que indiques entra en el ahorro de gasto. No vuelvas a sumar esas horas como una mejora adicional de velocidad. Si un coste de error ya incluye el trabajo de repetición, exclúyelo de la partida de otros errores para evitar contarlo dos veces.

Compara con las funciones que ya utilizas

Google Drive permite gestionar versiones de archivos y Dropbox ofrece historial de versiones. Dropbox también documenta búsqueda por nombre y contenido. La disponibilidad y los límites dependen de cada función, archivo y plan.

Al evaluar otra biblioteca, comprueba búsqueda, formatos, versiones, permisos e integraciones con el material que realmente usas. Ver un archivo en el historial no significa que esa versión esté aprobada para una publicación. Las funciones de revisión, derechos o caducidad necesitan comprobarse en cada producto y plan.

Polimake permite archivar, buscar y recuperar material audiovisual desde la interfaz, API o MCP, y buscar en fuentes externas sin subir los originales. Puedes conocer ese uso en la biblioteca audiovisual.