Workflows y estados: Personaliza tus flujos de trabajo

Los workflows y estados en Polimake Plan te permiten definir cómo fluye tu contenido desde la creación hasta la publicación. Cada proyecto puede tener sus propios workflows personalizados que se adaptan exactamente a tu proceso de trabajo.

Estados del contenido

Los estados son etiquetas que indican en qué etapa del proceso se encuentra cada contenido. Polimake Plan tiene dos tipos de workflows que trabajan juntos.

Workflow de aprobación (Approval Workflow)

El workflow de aprobación rastrea el proceso de revisión y aprobación del contenido antes de que se publique.

Estados por defecto

Borrador

• Descripción: Contenido recién creado o en desarrollo
• Cuándo usar: Cuando estás creando contenido, aún no está listo para revisión
• Siguiente estado típico: "En Revisión"

En Revisión

• Descripción: Contenido listo para ser revisado por el equipo
• Cuándo usar: Cuando el contenido está completo y necesita aprobación
• Siguiente estado típico: Puede volver a "Borrador" o avanzar a "Aprobado"

Aprobado

• Descripción: Contenido que ha pasado todas las revisiones
• Cuándo usar: Cuando el contenido está listo para publicar
• Siguiente estado típico: Ninguno (es el estado final de aprobación)

Workflow de ejecución (Execution Workflow)

El workflow de ejecución rastrea el proceso de publicación del contenido.

Estados por defecto

Por subir

• Descripción: Contenido aprobado pero aún no publicado
• Cuándo usar: Cuando el contenido está aprobado y listo para publicar
• Siguiente estado típico: "Subido"

Subido

• Descripción: Contenido que ya fue publicado
• Cuándo usar: Cuando el contenido ha sido publicado en las redes sociales
• Siguiente estado típico: Ninguno (estado final)

Cómo funcionan juntos

Los dos workflows trabajan en secuencia:

1. Creación: Contenido comienza en "Borrador" (aprobación) y "Por subir" (ejecución)
2. Revisión: Contenido pasa a "En Revisión" (aprobación)
3. Aprobación: Contenido pasa a "Aprobado" (aprobación)
4. Publicación: Contenido pasa a "Subido" (ejecución)

Flujos de trabajo personalizados por proyecto

Cada proyecto puede tener sus propios workflows personalizados que se adaptan a tu proceso específico.

Personalizar workflow de aprobación

Puedes personalizar el workflow de aprobación con:

• Estados personalizados: Crea tus propios estados (ej: "Esperando Copy", "Revisión de Diseño", "Aprobado por Cliente")
• Transiciones: Define qué estados pueden seguir a otros
• Múltiples rutas: Permite diferentes caminos según el tipo de contenido

Personalizar workflow de ejecución

Puedes personalizar el workflow de ejecución con:

• Estados personalizados: Crea estados específicos (ej: "Programado", "Publicado", "Archivado")
• Transiciones: Define el flujo de publicación
• Estados adicionales: Agrega estados para casos especiales

Configurar workflows personalizados

1. Abre la configuración del proyecto
2. Navega a "Workflows" o "Flujos de trabajo"
3. Selecciona "Personalizar" para el workflow que quieres modificar
4. Agrega o modifica estados:
   • Agregar estado: Haz clic en "Agregar estado" y dale un nombre
   • Eliminar estado: Elimina estados que no necesitas (con precaución)
   • Renombrar estado: Cambia el nombre de un estado existente
5. Configura transiciones:
   • Define qué estados pueden seguir a cada estado
   • Algunas transiciones pueden ser bidireccionales
6. Guarda los cambios

Importante: Cambiar workflows puede afectar contenido existente. Asegúrate de comunicar los cambios al equipo.

Transiciones de estado

Las transiciones definen qué estados pueden seguir a otros. Controlan el flujo lógico de tu contenido.

Transiciones por defecto

En el workflow de aprobación por defecto:

• Borrador → En Revisión: Cuando el contenido está listo para revisión
• En Revisión → Borrador: Si necesita cambios y volver a desarrollo
• En Revisión → Aprobado: Si pasa la revisión

En el workflow de ejecución por defecto:

• Por subir → Subido: Cuando el contenido es publicado

Configurar transiciones personalizadas

Al personalizar workflows, puedes:

• Agregar transiciones: Permite nuevos caminos entre estados
• Eliminar transiciones: Restringe ciertos cambios de estado
• Transiciones bidireccionales: Permite volver a estados anteriores
• Transiciones condicionales: Algunas transiciones pueden requerir condiciones (si está disponible)

Ejemplo de transiciones personalizadas

Imagina un workflow de aprobación personalizado:

Borrador
  ↓
Esperando Copy
  ↓
Revisión de Diseño
  ↓
Revisión Final
  ↓
Aprobado

Con transiciones que permiten:

• Volver a "Borrador" desde cualquier estado si se necesitan cambios grandes
• Saltar "Revisión Final" si el contenido es simple
• Ir directamente a "Aprobado" desde "Revisión de Diseño" si no hay copy

Workflows por defecto vs personalizados

Cuándo usar workflows por defecto

Los workflows por defecto son ideales cuando:

• Proceso simple: Tu proceso se ajusta a los estados básicos
• Equipo pequeño: No necesitas múltiples niveles de revisión
• Empezando: Estás comenzando y quieres algo simple
• Estándar: Tu proceso es estándar y no requiere personalización

Cuándo personalizar workflows

Personaliza workflows cuando:

• Proceso complejo: Tienes múltiples etapas de revisión
• Equipo grande: Diferentes personas revisan diferentes aspectos
• Casos especiales: Necesitas estados para casos específicos
• Optimización: Quieres optimizar tu proceso actual

Migrar de workflows por defecto a personalizados

Si empiezas con workflows por defecto y luego quieres personalizar:

1. Evalúa tu proceso actual: Identifica qué estados realmente usas
2. Planifica el nuevo workflow: Diseña el workflow personalizado
3. Configura el nuevo workflow: Crea los estados y transiciones
4. Migra contenido existente: Mueve contenido a los nuevos estados apropiados
5. Comunica los cambios: Informa al equipo sobre el nuevo proceso

Ejemplos de workflows comunes

Ejemplo 1: Workflow simple para equipo pequeño

Situación: Equipo de 2-3 personas, proceso simple.

Workflow de aprobación:

• Borrador → En Revisión → Aprobado

Workflow de ejecución:

• Por subir → Subido

Uso: El creador mueve a "En Revisión", el revisor aprueba, y se programa para publicar.

Ejemplo 2: Workflow con revisión de copy y diseño

Situación: Equipo con copywriters y diseñadores separados.

Workflow de aprobación personalizado:

• Borrador → Revisión de Copy → Revisión de Diseño → Aprobado

Transiciones:

• Puede volver a "Borrador" desde cualquier estado
• Puede saltar "Revisión de Copy" si no hay texto

Uso: El contenido pasa por revisión de copy primero, luego diseño, y finalmente aprobación general.

Ejemplo 3: Workflow con aprobación de cliente

Situación: Agencia que necesita aprobación del cliente.

Workflow de aprobación personalizado:

• Borrador → Revisión Interna → Enviado a Cliente → Aprobado por Cliente → Aprobado

Transiciones:

• Puede volver a "Borrador" desde "Revisión Interna"
• Puede volver a "Revisión Interna" desde "Enviado a Cliente" si el cliente solicita cambios
• Solo puede avanzar a "Aprobado" desde "Aprobado por Cliente"

Uso: El equipo revisa internamente, envía al cliente, el cliente aprueba, y finalmente se marca como aprobado.

Ejemplo 4: Workflow con múltiples plataformas

Situación: Contenido que se publica en múltiples plataformas.

Workflow de ejecución personalizado:

• Por subir → Publicado en Instagram → Publicado en TikTok → Publicado en Facebook → Completado

Uso: Rastrea la publicación en cada plataforma individualmente.

Ejemplo 5: Workflow con archivo

Situación: Quieres archivar contenido después de publicar.

Workflow de ejecución personalizado:

• Por subir → Subido → Archivado

Uso: Después de publicar, el contenido puede archivarse para mantener el historial organizado.

Mejores prácticas

Diseño de workflows

• Manténlo simple: No agregues más estados de los necesarios
• Sé consistente: Usa los mismos workflows en proyectos similares
• Documenta: Explica qué significa cada estado para tu equipo
• Evalúa regularmente: Revisa si el workflow sigue siendo efectivo

Uso de estados

• Respeta el flujo: No saltes estados sin razón
• Comunica cambios: Deja comentarios cuando cambies estados importantes
• Actualiza regularmente: Mantén los estados actualizados
• Usa estados correctamente: No uses "Aprobado" para contenido que aún necesita trabajo

Colaboración

• Define responsabilidades: Aclara quién cambia qué estados
• Establece tiempos: Define cuánto tiempo debe estar en cada estado
• Revisa regularmente: Revisa contenido en ciertos estados periódicamente
• Automatiza cuando sea posible: Usa estados para automatizar procesos (si está disponible)

Solución de problemas comunes

No puedo cambiar a un estado específico

• Verifica que la transición esté permitida en el workflow
• Asegúrate de tener permisos de escritura
• Revisa si hay condiciones especiales para esa transición

El contenido está en un estado que no existe

• Esto puede pasar si se eliminó un estado del workflow
• Mueve el contenido manualmente a un estado válido
• O restaura el estado en el workflow si es necesario

Necesito agregar un estado nuevo

• Ve a la configuración del proyecto
• Personaliza el workflow correspondiente
• Agrega el nuevo estado y configura sus transiciones

Los workflows no se aplican correctamente

• Verifica que el proyecto tenga los workflows configurados
• Asegúrate de que el contenido esté en el proyecto correcto
• Refresca la página si los cambios no se reflejan

Conclusión

Los workflows y estados en Polimake Plan te permiten adaptar la plataforma exactamente a tu proceso de trabajo. Ya sea que uses los workflows por defecto o personalices completamente, la clave está en definir un proceso claro y seguirlo consistentemente.

Comienza con workflows simples y ve agregando complejidad según la necesites. Recuerda que los workflows deben servir a tu proceso, no al revés. Si un workflow no funciona bien, ajústalo hasta que se adapte a cómo realmente trabajas.

Para más información sobre cómo gestionar contenido en diferentes estados, consulta nuestra guía de gestión de contenido, y para colaborar efectivamente con tu equipo, revisa nuestra guía de proyectos y equipos.