Proyectos y equipos: Colabora eficientemente

Los proyectos y equipos son la base de la colaboración en Polimake Plan. Un proyecto agrupa todo el contenido relacionado, y los equipos te permiten trabajar junto con otros miembros de forma organizada y controlada. Esta guía te enseñará a gestionar proyectos y equipos eficientemente.

Crear proyectos

Un proyecto en Polimake Plan es como un contenedor que agrupa contenido, boards, workflows y miembros relacionados. Puedes tener múltiples proyectos para diferentes clientes, campañas o iniciativas.

Crear un proyecto nuevo

1. Navega a "Proyectos" en el menú lateral o usa el selector de proyectos
2. Haz clic en "Nuevo proyecto" o el botón "+"
3. Completa el formulario:
   • Nombre del proyecto: Elige un nombre descriptivo (ej: "Campaña Verano 2024", "Cliente XYZ")
   • Descripción (opcional): Agrega una descripción breve del proyecto
   • Thumbnail (opcional): Sube una imagen que represente el proyecto
4. Haz clic en "Crear proyecto"

Configuración inicial del proyecto

Al crear un proyecto, puedes configurar:

• Workflows: Define workflows de aprobación y ejecución personalizados o usa los por defecto
• Miembros iniciales: Invita miembros al crear el proyecto
• Configuración avanzada: Otras opciones según las funcionalidades disponibles

Nota: Puedes cambiar estas configuraciones más tarde. Para más información sobre workflows, consulta nuestra guía de workflows.

Ejemplo práctico

Un community manager crea un proyecto llamado "Instagram Marca ABC" para gestionar todo el contenido de Instagram de esa marca. Dentro de este proyecto, agrupa posts, reels, stories, boards de campañas y el equipo que trabaja en este proyecto.

Invitar miembros al proyecto

Una vez creado el proyecto, puedes invitar miembros para colaborar.

Invitar miembros completos

Los miembros completos tienen una cuenta en Polimake Plan y acceso completo al proyecto (según sus permisos).

1. Abre el proyecto al que quieres invitar miembros
2. Navega a "Miembros" o "Equipo" en la configuración del proyecto
3. Haz clic en "Invitar miembro" o botón similar
4. Ingresa el email del usuario que quieres invitar
5. Asigna permisos (lectura o escritura)
6. Haz clic en "Enviar invitación"

Proceso de aceptación

Cuando invitas a un miembro:

1. El usuario recibe un email con la invitación
2. Hace clic en el enlace de la invitación
3. Si no tiene cuenta: Se le pedirá crear una cuenta
4. Si ya tiene cuenta: Simplemente inicia sesión
5. Es agregado automáticamente al proyecto con los permisos asignados

Gestionar miembros existentes

Para miembros que ya están en el proyecto:

• Cambiar permisos: Actualiza los permisos de lectura/escritura
• Remover miembro: Quita a un miembro del proyecto (si tienes permisos)
• Ver actividad: Revisa qué ha hecho cada miembro en el proyecto

Nota: Para compartir acceso temporal sin crear una cuenta completa, usa tokens públicos. Consulta nuestra guía de invitaciones para más detalles.

Permisos y roles

Los permisos controlan qué puede hacer cada miembro en el proyecto. Polimake Plan tiene un sistema de permisos simple pero efectivo.

Tipos de permisos

Lectura (Read)

Los miembros con permiso de lectura pueden:

• Ver contenido: Ver todo el contenido del proyecto
• Ver boards: Acceder a boards del proyecto
• Ver calendario: Ver el calendario y contenido programado
• Ver configuración: Ver la configuración del proyecto

No pueden:

• Crear o editar contenido
• Modificar boards
• Cambiar configuración del proyecto
• Invitar o remover miembros

Cuándo usar: Para clientes que solo necesitan revisar, stakeholders que quieren estar informados, o miembros del equipo que solo necesitan ver el progreso.

Escritura (Write)

Los miembros con permiso de escritura pueden:

• Todo lo de lectura: Todas las capacidades de lectura
• Crear contenido: Crear nuevo contenido en el proyecto
• Editar contenido: Modificar contenido existente
• Crear y editar boards: Gestionar boards del proyecto
• Usar el Studio: Crear y editar diseños
• Cambiar estados: Mover contenido por los workflows
• Comentar: Dejar comentarios en contenido

No pueden (generalmente):

• Cambiar configuración del proyecto
• Invitar o remover miembros
• Modificar workflows (depende de la configuración)

Cuándo usar: Para diseñadores, copywriters, community managers y cualquier miembro del equipo que necesita crear y editar contenido.

Propietario (Owner)

El propietario del proyecto tiene todos los permisos:

• Todo lo de escritura: Todas las capacidades de escritura
• Configuración: Cambiar configuración del proyecto
• Workflows: Modificar workflows del proyecto
• Miembros: Invitar y remover miembros
• Eliminar proyecto: Eliminar el proyecto completo

Cuándo usar: Para el creador del proyecto, directores de proyecto, o administradores que necesitan control total.

Asignar permisos

Al invitar un miembro:

1. Selecciona el nivel de permiso en el formulario de invitación
2. Lee las descripciones para asegurarte de elegir el correcto
3. Confirma y envía la invitación

Para cambiar permisos de un miembro existente:

1. Abre la lista de miembros del proyecto
2. Haz clic en el miembro cuyo permiso quieres cambiar
3. Selecciona el nuevo nivel de permiso
4. Confirma el cambio

Importante: Cambiar permisos puede afectar lo que el miembro puede ver y hacer inmediatamente. Comunica los cambios al equipo.

Mejores prácticas de permisos

• Principio de menor privilegio: Da solo los permisos necesarios. Puedes aumentar permisos después si es necesario
• Revisa regularmente: Revisa los permisos del equipo periódicamente
• Comunica cambios: Informa al equipo cuando cambies permisos
• Documenta excepciones: Si alguien necesita permisos especiales, documenta por qué

Gestión de equipos

Gestionar un equipo efectivamente requiere organización y comunicación clara.

Estructura del equipo

Una estructura típica de equipo podría ser:

• Propietario/Director: Control total, toma decisiones estratégicas
• Coordinadores: Permisos de escritura, gestionan contenido diario
• Creadores: Permisos de escritura, crean contenido (diseñadores, copywriters)
• Revisores: Permisos de lectura o escritura limitada, revisan y aprueban
• Stakeholders: Permisos de lectura, se mantienen informados

Roles comunes

Aunque Polimake Plan no tiene "roles" predefinidos, puedes usar los permisos para crear roles efectivos:

Director de Proyecto

• Permisos: Propietario
• Responsabilidades: Configuración, workflows, gestión de miembros, decisiones estratégicas

Community Manager

• Permisos: Escritura
• Responsabilidades: Crear y programar contenido, gestionar calendario, coordinar con creadores

Diseñador

• Permisos: Escritura
• Responsabilidades: Crear diseños en el Studio, gestionar assets visuales

Copywriter

• Permisos: Escritura
• Responsabilidades: Escribir copy, editar textos de contenido

Revisor/Aprobador

• Permisos: Lectura o Escritura (limitada)
• Responsabilidades: Revisar contenido, cambiar estados de aprobación, dar feedback

Cliente/Stakeholder

• Permisos: Lectura (o token público)
• Responsabilidades: Revisar contenido, dar feedback, mantenerse informado

Comunicación en el equipo

Polimake Plan facilita la comunicación mediante:

• Comentarios en contenido: Deja comentarios directamente en contenido
• Actividad reciente: Ve qué ha hecho cada miembro
• Notificaciones: Recibe notificaciones de cambios importantes
• Estados del workflow: Los estados comunican el progreso del contenido

Mejores prácticas de colaboración

Organización

• Define responsabilidades: Aclara quién hace qué
• Usa workflows: Define procesos claros de revisión y aprobación
• Mantén actualizado: Actualiza estados y fechas regularmente
• Documenta decisiones: Usa comentarios para documentar decisiones importantes

Comunicación

• Comenta cambios: Deja comentarios cuando hagas cambios significativos
• Responde rápido: Responde a comentarios y solicitudes de revisión
• Comunica bloqueos: Si algo está bloqueando el trabajo, comunícalo
• Celebra logros: Reconoce buen trabajo mediante comentarios

Eficiencia

• Usa estados correctamente: Mueve contenido por los estados según el proceso
• No dupliques trabajo: Revisa si alguien ya está trabajando en algo
• Coordina fechas: Asegúrate de que todos estén alineados en fechas importantes
• Mantén el calendario actualizado: El calendario es la fuente de verdad

Casos de uso prácticos

Caso 1: Equipo pequeño de marketing

Situación: Un equipo de 3 personas gestiona el contenido de una marca.

Estructura:

• Persona 1 (Director): Propietario, configura proyectos y workflows
• Persona 2 (Diseñador): Escritura, crea diseños en el Studio
• Persona 3 (Community Manager): Escritura, programa contenido y escribe copy

Flujo: El diseñador crea contenido, el community manager lo programa y escribe copy, el director revisa y aprueba.

Caso 2: Agencia con múltiples clientes

Situación: Una agencia gestiona contenido para 5 clientes diferentes.

Estructura:

• Cada cliente tiene su proyecto: Separación clara por cliente
• Equipo de la agencia: Permisos de escritura en todos los proyectos
• Clientes: Permisos de lectura o tokens públicos para revisar

Flujo: La agencia crea y gestiona contenido, los clientes revisan mediante tokens públicos o cuentas de lectura, aprueban mediante comentarios o cambios de estado.

Caso 3: Equipo grande con especialización

Situación: Un equipo de 10 personas con roles especializados.

Estructura:

• 1 Director: Propietario, gestión general
• 2 Coordinadores: Escritura, coordinan trabajo diario
• 3 Diseñadores: Escritura, crean diseños
• 2 Copywriters: Escritura, escriben textos
• 1 Revisor: Escritura limitada, solo cambia estados de aprobación
• 1 Cliente: Lectura, revisa y da feedback

Flujo: Los creadores (diseñadores y copywriters) crean contenido, los coordinadores lo organizan, el revisor aprueba, el cliente revisa y da feedback final.

Solución de problemas comunes

No puedo invitar miembros

• Verifica que tengas permisos de propietario o administrador
• Asegúrate de que el email sea válido
• Verifica que no haya límites de miembros en tu plan

Un miembro no puede ver el proyecto

• Verifica que haya aceptado la invitación
• Asegúrate de que tenga permisos de lectura como mínimo
• Verifica que esté viendo el proyecto correcto

Los permisos no funcionan como espero

• Revisa exactamente qué permisos tiene el miembro
• Algunas acciones pueden requerir permisos específicos adicionales
• Contacta a soporte si el problema persiste

Necesito cambiar el propietario del proyecto

• Generalmente solo el propietario actual puede transferir propiedad
• Busca la opción "Transferir propiedad" en la configuración del proyecto
• Si no está disponible, contacta a soporte

Conclusión

La gestión efectiva de proyectos y equipos en Polimake Plan es clave para una colaboración exitosa. Crea proyectos organizados, invita miembros con los permisos apropiados, y mantén comunicación clara mediante comentarios y estados del workflow.

Recuerda que los permisos son flexibles y puedes ajustarlos según las necesidades del equipo. Comienza con permisos conservadores y aumenta según sea necesario. La organización y comunicación son tan importantes como las herramientas técnicas.

Para más información sobre formas específicas de compartir acceso, consulta nuestra guía de invitaciones, y para personalizar tus procesos, revisa nuestra guía de workflows.