Invitaciones: Comparte acceso con tokens públicos

Las invitaciones en Polimake Plan te permiten compartir acceso a proyectos de dos formas: invitando miembros completos con cuentas, o compartiendo tokens públicos para acceso temporal sin necesidad de cuenta. Esta guía te enseñará a usar ambas opciones efectivamente.

Invitar usuarios (miembros completos)

Los miembros completos son usuarios que tienen una cuenta en Polimake Plan y acceso permanente al proyecto (hasta que sean removidos).

Proceso de invitación

1. Abre el proyecto al que quieres invitar miembros
2. Navega a "Miembros" o "Equipo" en la configuración del proyecto
3. Haz clic en "Invitar miembro" o botón similar
4. Completa el formulario:
   • Email: Ingresa el email del usuario que quieres invitar
   • Permisos: Selecciona "Lectura" o "Escritura"
   • Mensaje (opcional): Agrega un mensaje personalizado a la invitación
5. Haz clic en "Enviar invitación"

Aceptar invitaciones

Cuando alguien te invita:

1. Recibes un email con la invitación
2. Haz clic en el enlace de la invitación
3. Si no tienes cuenta: Se te pedirá crear una cuenta de Polimake Plan
4. Si ya tienes cuenta: Simplemente inicia sesión
5. Eres agregado automáticamente al proyecto con los permisos asignados

Gestionar invitaciones enviadas

Puedes ver y gestionar las invitaciones que has enviado:

• Ver estado: Ver si la invitación fue aceptada, pendiente o expirada
• Reenviar: Reenviar una invitación si es necesario
• Cancelar: Cancelar una invitación pendiente
• Ver historial: Ver todas las invitaciones enviadas

Gestionar invitaciones recibidas

En tu sección de invitaciones puedes:

• Ver invitaciones pendientes: Invitaciones que aún no has aceptado
• Aceptar: Aceptar invitaciones a proyectos
• Rechazar: Rechazar invitaciones que no quieres aceptar
• Ver proyectos: Ver todos los proyectos a los que perteneces

Tokens públicos

Los tokens públicos son una forma de compartir acceso temporal sin necesidad de que el usuario tenga una cuenta completa en Polimake Plan. Son ideales para compartir con clientes, colaboradores externos o cualquier persona que solo necesita acceso temporal.

Qué son los tokens públicos

Un token público es un JWT (JSON Web Token) que:

• No requiere cuenta: El usuario no necesita crear una cuenta
• Acceso temporal: Tiene una fecha de expiración
• Permisos limitados: Solo puede acceder a proyectos específicos
• Fácil de compartir: Se comparte mediante un enlace o código

Crear un token público

1. Abre el proyecto al que quieres dar acceso
2. Navega a "Invitaciones" o "Tokens públicos" en la configuración
3. Haz clic en "Crear token público" o similar
4. Configura el token:
   • Nombre: Un nombre descriptivo para identificar el token (ej: "Cliente XYZ - Revisión")
   • Permisos: Selecciona "Lectura" o "Escritura"
   • Proyectos: Selecciona a qué proyectos da acceso (puede ser uno o varios)
   • Fecha de expiración (opcional): Cuándo expira el token
   • Límite de usos (opcional): Cuántas veces se puede usar el token
5. Haz clic en "Crear token"
6. Copia el enlace o token generado
7. Comparte el enlace con la persona que necesita acceso

Compartir tokens públicos

Una vez creado el token, puedes compartirlo de varias formas:

• Enlace directo: Comparte el enlace completo que incluye el token
• Código del token: Comparte solo el código del token para que lo ingresen manualmente
• Email: Envía el enlace por email directamente desde Polimake Plan
• Mensajería: Comparte el enlace mediante cualquier método de comunicación

Importante: Los tokens públicos contienen información de acceso. Compártelos de forma segura, preferiblemente mediante canales privados.

Usar un token público

Para acceder con un token público:

1. Recibe el enlace con el token
2. Haz clic en el enlace o cópialo en el navegador
3. Se te redirige a Polimake Plan con acceso automático
4. No necesitas iniciar sesión: El token te da acceso directamente
5. Navega normalmente dentro de los proyectos permitidos

Gestionar tokens públicos

Puedes gestionar los tokens que has creado:

• Ver lista: Ver todos los tokens públicos activos
• Ver detalles: Ver permisos, proyectos, fecha de expiración
• Revocar: Invalidar un token antes de que expire
• Renovar: Extender la fecha de expiración si es necesario
• Ver uso: Ver cuántas veces se ha usado el token (si está disponible)

Permisos de invitados

Tanto los miembros completos como los usuarios con tokens públicos tienen permisos que controlan qué pueden hacer.

Permisos de lectura (Read)

Los usuarios con permiso de lectura pueden:

• Ver contenido: Ver todo el contenido del proyecto
• Ver boards: Acceder a boards del proyecto
• Ver calendario: Ver el calendario y contenido programado
• Ver diseños: Ver diseños en el Studio (solo visualización)
• Ver configuración: Ver la configuración básica del proyecto

No pueden:

• Crear o editar contenido
• Modificar boards
• Crear o editar diseños
• Cambiar estados del workflow
• Invitar miembros o crear tokens

Cuándo usar: Para clientes que solo necesitan revisar, stakeholders que quieren estar informados, o cualquier persona que solo necesita ver el progreso.

Permisos de escritura (Write)

Los usuarios con permiso de escritura pueden:

• Todo lo de lectura: Todas las capacidades de lectura
• Crear contenido: Crear nuevo contenido en el proyecto
• Editar contenido: Modificar contenido existente
• Crear y editar boards: Gestionar boards del proyecto
• Usar el Studio: Crear y editar diseños
• Cambiar estados: Mover contenido por los workflows
• Comentar: Dejar comentarios en contenido

No pueden (generalmente):

• Cambiar configuración del proyecto
• Invitar miembros o crear tokens
• Modificar workflows
• Eliminar el proyecto

Cuándo usar: Para colaboradores externos que necesitan crear y editar contenido, diseñadores freelance, o cualquier persona que necesita contribuir activamente.

Diferencias entre miembros e invitados

Característica	Miembro Completo	Token Público
Requiere cuenta	Sí	No
Acceso permanente	Sí (hasta ser removido)	No (temporal)
Puede invitar otros	Depende de permisos	No
Puede crear tokens	Depende de permisos	No
Historial de actividad	Sí	Limitado
Notificaciones	Sí	Limitadas

Aceptar invitaciones

Invitaciones de miembros

Cuando recibes una invitación como miembro completo:

1. Recibes un email con la invitación
2. Haz clic en "Aceptar invitación" en el email
3. Si no tienes cuenta:
   • Se te redirige a crear una cuenta
   • Completa el registro
   • Eres agregado automáticamente al proyecto
4. Si ya tienes cuenta:
   • Se te pide iniciar sesión
   • Eres agregado automáticamente al proyecto
5. Recibes confirmación de que has sido agregado

Acceso con token público

Cuando recibes un enlace con token público:

1. Haz clic en el enlace que recibiste
2. No necesitas iniciar sesión: El token te da acceso automático
3. Eres redirigido directamente al proyecto
4. Puedes navegar normalmente dentro de los proyectos permitidos
5. El acceso expira según la configuración del token

Nota: Si el token ha expirado o ha sido revocado, se te informará y necesitarás solicitar un nuevo token.

Casos de uso para tokens públicos

Caso 1: Compartir con cliente para revisión

Situación: Necesitas que un cliente revise contenido antes de publicar.

Solución:

1. Crea un token público con permisos de lectura
2. Configura expiración para 7 días
3. Comparte el enlace por email
4. El cliente hace clic y puede revisar sin crear cuenta
5. El token expira automáticamente después de 7 días

Caso 2: Colaborador externo temporal

Situación: Un diseñador freelance necesita trabajar en un proyecto por 2 semanas.

Solución:

1. Crea un token público con permisos de escritura
2. Configura expiración para 2 semanas
3. Comparte el enlace con el diseñador
4. El diseñador puede crear y editar contenido sin cuenta completa
5. Revoca el token cuando termine el trabajo

Caso 3: Revisión de múltiples stakeholders

Situación: Necesitas que 5 personas diferentes revisen contenido.

Solución:

1. Crea un token público con permisos de lectura
2. Comparte el mismo enlace con todas las personas
3. Todas pueden acceder sin crear cuentas
4. Revoca el token cuando termine la revisión

Caso 4: Acceso de solo lectura para reportes

Situación: Un director necesita ver el progreso semanalmente pero no crear contenido.

Solución:

1. Invita como miembro completo con permisos de lectura
2. O crea un token público de lectura con expiración mensual
3. El director puede revisar cuando necesite
4. No puede hacer cambios accidentales

Mejores prácticas

Seguridad

• Comparte tokens de forma segura: Usa canales privados (email, mensajería privada)
• Configura expiración: No dejes tokens sin fecha de expiración
• Revoca tokens no usados: Si un token ya no se necesita, revócalo
• Revisa tokens regularmente: Revisa qué tokens están activos periódicamente

Organización

• Nombra tokens descriptivamente: "Cliente XYZ - Revisión Q1" es mejor que "Token 1"
• Documenta el propósito: Nota para qué se creó cada token
• Gestiona expiraciones: Renueva tokens si es necesario, o créalos con suficiente tiempo

Comunicación

• Explica el acceso: Cuando compartas un token, explica qué pueden hacer con él
• Informa sobre expiración: Avisa cuándo expira el token
• Proporciona contexto: Explica qué proyecto(s) pueden ver y por qué

Solución de problemas comunes

El enlace del token no funciona

• Verifica que el token no haya expirado
• Asegúrate de que el token no haya sido revocado
• Copia el enlace completo sin modificaciones
• Intenta desde un navegador diferente o en modo incógnito

No puedo crear tokens públicos

• Verifica que tengas permisos de propietario o administrador
• Asegúrate de que la funcionalidad esté habilitada en tu plan
• Contacta a soporte si el problema persiste

Un invitado no puede acceder

• Verifica que haya aceptado la invitación (miembros completos)
• Asegúrate de que el token no haya expirado (tokens públicos)
• Verifica que tenga los permisos necesarios
• Confirma que esté accediendo al proyecto correcto

Necesito extender un token

• Busca el token en la lista de tokens públicos
• Selecciona "Renovar" o "Extender expiración"
• Configura la nueva fecha de expiración
• O crea un nuevo token si es más simple

Conclusión

Las invitaciones y tokens públicos en Polimake Plan te dan flexibilidad para compartir acceso de diferentes formas según tus necesidades. Usa miembros completos para colaboradores permanentes y tokens públicos para acceso temporal o con personas que no necesitan una cuenta completa.

La clave está en elegir el método correcto para cada situación y gestionar los tokens de forma segura. Configura expiraciones apropiadas, revoca tokens cuando ya no se necesiten, y comunica claramente qué pueden hacer los invitados.

Para más información sobre permisos y roles, consulta nuestra guía de proyectos y equipos, y para gestionar el contenido al que los invitados tienen acceso, revisa nuestra guía de gestión de contenido.