Trabajar en equipo: añadir colaboradores a proyectos

MediaMonster está diseñado para la colaboración. Puedes invitar a miembros de tu equipo a tus proyectos, asignarles permisos apropiados y trabajar juntos en la misma biblioteca de imágenes sin duplicar trabajo ni perder organización.

Esta guía te mostrará cómo invitar colaboradores, gestionar permisos y aprovechar las funcionalidades de colaboración para trabajar eficientemente en equipo.

¿Qué es la colaboración en MediaMonster?

La colaboración te permite:

• Compartir proyectos con otros usuarios
• Asignar permisos (lectura, escritura) según necesidades
• Trabajar simultáneamente en la misma biblioteca
• Mantener organización centralizada sin duplicar archivos

Es ideal para equipos de diseño, agencias que trabajan con clientes, o cualquier situación donde múltiples personas necesitan acceso a las mismas imágenes.

Invitar colaboradores

Acceder a la gestión de colaboradores

Para invitar colaboradores a un proyecto:

1. Abre el proyecto al que quieres añadir colaboradores "
2. Busca "Colaboradores" o "Equipo" en el header o menú del proyecto
3. Haz clic para abrir la gestión de colaboradores

Ubicación: El acceso a colaboradores está típicamente en el header del proyecto, cerca de la lista de colaboradores visibles.

Invitar por email

Para invitar a alguien:

1. Haz clic en "Añadir colaborador" o "Invitar"
2. Ingresa el email de la persona que quieres invitar
3. Selecciona el nivel de permiso (lectura o escritura)
4. Envía la invitación

Proceso:

• La persona recibe un email con la invitación
• Si ya tiene cuenta, puede aceptar directamente
• Si no tiene cuenta, puede crear una y luego aceptar
• Una vez aceptada, tiene acceso al proyecto

Invitar usuarios existentes

Si la persona ya tiene cuenta en MediaMonster:

• Puedes buscarla por email o nombre
• Enviar invitación directa sin necesidad de email
• Acceso inmediato una vez que acepta

Niveles de permisos

Permiso de Lectura

Los colaboradores con permiso de lectura pueden:

• Ver todas las imágenes del proyecto
• Buscar y explorar el contenido
• Descargar imágenes (según configuración)
• Ver análisis y metadata

No pueden:

• Subir nuevas imágenes
• Eliminar imágenes
• Mover o reorganizar imágenes
• Editar información del proyecto

Cuándo usar: Para clientes que solo necesitan revisar contenido, o miembros del equipo que solo necesitan acceso de consulta.

Permiso de Escritura

Los colaboradores con permiso de escritura pueden:

• Todo lo de lectura, más:
• Subir nuevas imágenes
• Eliminar imágenes (propias o del proyecto según configuración)
• Mover y reorganizar imágenes
• Editar tags y metadata
• Crear y gestionar carpetas

No pueden:

• Eliminar el proyecto
• Cambiar configuración del proyecto
• Gestionar otros colaboradores (típicamente)

Cuándo usar: Para miembros activos del equipo que necesitan contribuir contenido y organizar el proyecto.

Permiso de Propietario

El creador del proyecto (propietario) puede:

• Todo lo de escritura, más:
• Gestionar colaboradores (añadir, eliminar, cambiar permisos)
• Editar configuración del proyecto
• Eliminar el proyecto

Nota: Solo hay un propietario por proyecto, típicamente quien lo creó.

Gestionar colaboradores

Ver lista de colaboradores

Para ver quién tiene acceso:

1. Abre la gestión de colaboradores
2. Revisa la lista de miembros del equipo
3. Ve permisos asignados a cada uno

Información mostrada:

• Nombre y email de cada colaborador
• Nivel de permiso (lectura/escritura)
• Fecha de incorporación
• Estado (activo, pendiente de aceptar invitación)

Cambiar permisos

Para modificar permisos de un colaborador:

1. Encuentra al colaborador en la lista
2. Haz clic en su nombre o menú de opciones
3. Selecciona "Cambiar permisos"
4. Elige el nuevo nivel de permiso
5. Confirma el cambio

Efecto inmediato: Los cambios de permisos se aplican inmediatamente.

Eliminar colaboradores

Para remover acceso:

1. Encuentra al colaborador en la lista
2. Haz clic en "Eliminar" o "Remover"
3. Confirma la eliminación

Efecto: El colaborador pierde acceso inmediatamente y ya no puede ver el proyecto.

Mejores prácticas

Asigna permisos apropiados

Para seguridad y eficiencia:

• Lectura para revisores: Clientes o stakeholders que solo necesitan ver
• Escritura para contribuidores: Miembros del equipo que añaden contenido
• Mínimo necesario: Da solo los permisos que realmente se necesitan

Comunica expectativas

Para evitar confusiones:

• Explica el propósito del proyecto al invitar
• Indica qué se espera de cada colaborador
• Establece convenciones de organización si es necesario

Revisa colaboradores regularmente

Para mantener seguridad:

• Revisa la lista periódicamente para asegurar que todos deberían tener acceso
• Elimina colaboradores que ya no necesitan acceso
• Actualiza permisos si cambian las responsabilidades

Casos de uso comunes

Equipo de diseño interno

Para equipos de diseño:

• Todos con escritura: Para que todos puedan subir y organizar
• Estructura compartida: Todos trabajan en la misma organización
• Colaboración en tiempo real: Cambios visibles inmediatamente

Ejemplo: Un equipo de 5 diseñadores trabajando en un proyecto de cliente. Todos tienen escritura y organizan imágenes por tipo de contenido.

Cliente y agencia

Para trabajar con clientes:

• Agencia con escritura: Para subir y organizar contenido
• Cliente con lectura: Para revisar y aprobar sin modificar
• Comunicación clara: Sobre qué puede hacer cada parte

Ejemplo: Una agencia gestiona el proyecto con escritura, el cliente tiene lectura para revisar imágenes antes de aprobación.

Múltiples departamentos

Para proyectos interdepartamentales:

• Permisos según necesidad: Cada departamento según su rol
• Organización por carpetas: Diferentes áreas en diferentes carpetas
• Acceso controlado: Solo lo necesario para cada equipo

Limitaciones y consideraciones

Límites de colaboradores

Puede haber límites:

• Número máximo de colaboradores por proyecto según tu plan
• Verifica los límites de tu plan antes de invitar muchos colaboradores
• Contacta soporte si necesitas aumentar límites

Sincronización

Los cambios se sincronizan:

• En tiempo real típicamente
• Puede haber pequeña latencia en algunos casos
• Refresca la página si no ves cambios recientes

Permisos granulares

Actualmente los permisos son:

• Lectura o Escritura principalmente
• Puede haber opciones adicionales según la versión
• Verifica las opciones disponibles en tu versión

FAQ sobre colaboración

¿Puedo invitar a alguien que no tiene cuenta?
Sí, pueden crear una cuenta cuando reciban la invitación y luego aceptarla.

¿Los colaboradores pueden ver otros proyectos?
No, solo pueden ver los proyectos a los que específicamente fueron invitados.

¿Puedo cambiar quién es el propietario del proyecto?
Típicamente no se puede transferir propiedad, pero puedes dar permisos de escritura completos a otro colaborador.

¿Qué pasa si elimino a un colaborador por error?
Puedes volver a invitarlos. No pierden las imágenes que subieron, solo el acceso al proyecto.

¿Los colaboradores pueden invitar a otros?
Depende de los permisos. Típicamente solo el propietario puede gestionar colaboradores, pero verifica tu versión.

¿Hay notificaciones cuando alguien sube imágenes?
Depende de la configuración y versión. Algunas versiones pueden tener notificaciones de actividad.

Conclusión

La colaboración en MediaMonster hace que trabajar en equipo sea eficiente y organizado. Con permisos apropiados y comunicación clara, puedes mantener proyectos compartidos sin perder control ni organización.

Combina la colaboración con organización con carpetas y búsqueda inteligente para un flujo de trabajo de equipo completo y eficiente.

Próximos pasos

1. Invita a tu primer colaborador a un proyecto de prueba
2. Experimenta con diferentes niveles de permisos
3. Establece convenciones de organización para tu equipo
4. Revisa la lista de colaboradores regularmente
5. Aprovecha la colaboración para proyectos compartidos

¡Trabaja eficientemente en equipo con MediaMonster!