Calculadora del coste de un evento corporativo
La calculadora del coste de un evento corporativo suma producción (espacio, AV, decoración), catering, viajes, alojamiento, staff de producción y agencia. Devuelve coste total, coste por asistente y, en eventos comerciales B2B, compara con el revenue esperado para dar ROI estimado y veredicto.
Por qué los eventos siempre se pasan de presupuesto
La sorpresa más común no es el espacio o el catering: son los costes invisibles como AV (suelen ser 60-100% del coste del espacio), branding del evento, gestión por agencia, transfers, signage, regalos para invitados, contingencia para cambios de última hora. Si presupuestas solo «hotel + comida + viajes», vas a estar 30-50% por debajo del coste real.
Esta calculadora separa cada bloque para que veas exactamente dónde va el dinero. La contingencia del 10-15% no es opcional: los eventos casi nunca van limpios y sin ella te lo comes de tu margen.
Coste por asistente según tipo
- • Sales kickoff interno (1-2 días): 800-2.500 €/persona. Más alto si hace falta hotel.
- • Summit clientes premium (2-3 días): 1.500-4.500 €/persona. Producción cuidada, speakers, networking.
- • Cliente engagement (1 día): 300-800 €/persona. Cóctel + sesión + branding.
- • Feria expositor: 200-1.500 €/asistente potencial captado.
- • Webinar / evento digital: 50-500 €/asistente registrado.
Cómo medir ROI de un evento
- Pipeline atribuible: oportunidades nuevas generadas en evento (con CRM tag).
- Aceleración de cuentas existentes: deals que se cerraron tras conversación en evento.
- NPS post-evento: si tracking de calidad sube post-evento, vale.
- Coste por lead cualificado (CPL): total / leads = comparable con otros canales.
- Para internos: engagement scores 3 meses después, eNPS interno.
Cómo bajar coste sin matar calidad
- • Espacio: centro de conferencias en lugar de hotel premium (-30-50%).
- • Duración: 1 día intenso vs 2 días light (-30-40%).
- • Catering: buffet vs sentado (-20-30%), o caterer local vs hotel (-15-25%).
- • Speakers: 1 externo estrella + ponentes internos vs 5 externos.
- • Branding: digital signage + lo justo de printing (-40-60% vs full print).
- • Viajes: ciudad central + hotel hueco vs resort lejos.
Errores comunes
- • No contar AV, branding ni gestión: el presupuesto inicial sale 30-50% bajo.
- • Sin contingencia: cualquier cambio se come margen.
- • Medir asistencia, no impacto. 200 personas no es éxito si no convierten.
- • Sin agenda comercial clara para summits B2B: queda como fiesta cara.
- • Speakers caros con poco fit. Mejor expertise propia + 1 nombre externo.
Ejemplos típicos
- • Sales kickoff B2B 60 personas, 2 días, centro ciudad: 80-150k€.
- • Summit clientes premium 150 personas, 2 días + cena: 250-500k€.
- • Feria sectorial, stand mediano 30m²: 35-90k€ (inscripción + stand + staff + viajes).
- • Evento gala anual 500 personas: 400k€-1,5M€ según producción.