Guía completa del trabajo remoto
Guía completa sobre trabajo remoto: ventajas, desventajas, tipos de configuraciones, consejos de comunicación, gestión de información, productividad y herramientas.
Esta guía del trabajo remoto surge como una necesidad en el mundo empresarial y tiempo en el que vivimos.
La forma en la que trabajamos actualmente facilita y mucho la transformación entre trabajos remotos descentralizados y la gestión en oficina e interna. Al final todo se divide en inputs y outputs. Sólo hay que adaptarse. Esta adaptación mejora la comunicación y debe integrarse en tu plan de marketing para mantener la eficiencia del equipo distribuido.
Como veremos todo tiene sus ventajas y desventajas. Lo importante es hacer muy bien el trabajo, aprovechando las fortalezas y controlando y siendo muy consciente de las debilidades. Para profundizar en consejos prácticos, consulta nuestros consejos para trabajar desde casa y cómo desarrollar habilidades esenciales en la era digital.
La nomenclatura
Es importante destacar que van a existir palabras específicas referidas al trabajo remoto.
Según posición empleado
Full remote: Una persona que solo es remota
Full remote with office: Ocasional remote pero también accede a la oficina
Office only: Solo trabaja en la oficina
Según empresa
No office / Only Remote: Empresa totalmente remota
Remote and office: Oficina central y parte gestionada remotamente
No Remote / Only Office: Empresa funcionando totalmente presencial
Ventajas y desventajas
Por qué trabajar remoto: ventajas
- Menos distracciones
- Estrés mejor manejado
- Conciliación y Diversidad
- Tiempo más aprovechado
- Ahorro económico de empresa y trabajador
- Modularidad de Tiempo
Por qué no trabajar remoto: riesgos
- Existen distracciones en casa
- Estrés transferido a otro sitio
- Dividir lo personal / laboral es complejo
- Hay que vigilar el tiempo (más horas sin darte cuenta)
- Puede fomentar la Soledad
Tener en remoto es un ahorro de hasta 11k para una empresa.
Guía y consejos de trabajo remoto
- Es importante contabilizar el periodo de inicio y finalización de la actividad
- Se es consciente que existen costes de electricidad y conectividad en el proceso. Aun así, transportarse a la oficina, gasolina y tiempo quedan reducidos también, algo positivo.
- Los horarios quedan marcados por los bloques productivos y por supuesto debe existir derecho a la desconexión
Consejos de comunicación
Canales de comunicación específicos
Para cada cosa hay un canal. Pensar en los threads, hashtags, u otra forma de canalizar información.
Todo lo referido a un cliente o proyecto se habla por ese canal. No se mezcla con otro y menos con cosas personales. Esta organización mejora la comunicación en grupo y fortalece tu identidad de marca a través de una mejor coordinación del equipo.
Los motivos son varios. Pensar en organización y paz mental. Pero también en transparencia al igual que trazabilidad.
Las reuniones
- ¿Es necesaria?
- Requiere preparación, una lista de cosas para hablar
- Un responsable que guíe su transcurso y que no descarrile
- Un seguimiento/unas actas trazables
- Unos takeaways finales
- Un control del tiempo
Las reuniones deben ser iguales que las «offline» o Office only. Las reuniones no son un momento de co-working o de trabajo en conjunto. Son un parón en el trabajo para actualizar la posición de cada uno y concretar unos pasos siguientes accionables.
La información
Todo requiere planificación y hablar entre miembros del equipo
Evitar la "sobrecomunicación", "superinmediatez" y cambios de contexto.
La clave es desglosar la información en unos inputs contextuales necesarios y unos outputs qué esperas de la persona a la que te diriges.
A veces no hay que responder a todo, tampoco. Hay mensajes que son informativos, otros que se auto solucionan..
Lo importante es que lo importante de debe dejar por escrito. Porque es buscable y documentable.
Cuando estás fuera, trabajando, libre, debes avisar también. Poner denominaciones como “out” o “available” “fully ocupied”…
Confianza entre compañeros y la empresa
- Calentar la silla vs calentar el chat.
- Calendarios abiertos para comunicar, transparencia y saber cuando asignar algo a alguien
Cómo ser más productivo
Es muy simple, si se hace lo mismo en menos tiempo, todos ganamos. Existen muchas aplicaciones y servicios que prometen productividad y eficacia. En esta guía de trabajo remoto no vamos a entrar en detalles.
La verdad es simple, se puede ser super productivo con un trozo de papel o con tu memoria, y un completo desastre con el mejor sistema del mundo. La respuesta está en el individuo y como da el uso a las cosas. Ninguna herramienta hace el trabajo, solo proporcionan condiciones ideales para su ejecución.
Dicho eso, sí que podemos dar una lista de recomendaciones por parte de clientes, partners y empleados de Polimake.
Asana es una buena herramienta, usada por equipos para desglosar y ordenar mejor tareas.
Todoist, aunque más fluido y limitado, es una opción simple y personal para organizarse mentalmente algunos proyectos.
Checklist rápida para un equipo remoto sano
- Roles y responsabilidades claros para cada persona
- Horarios de disponibilidad básicos definidos (aunque haya flexibilidad)
- Canales de comunicación bien diferenciados por tema/proyecto
- Reuniones con propósito, agenda y actas, no “por costumbre”
- Herramientas básicas para tareas, documentación y comunicación adoptadas por todo el equipo
Preguntas frecuentes sobre trabajo remoto
¿Cómo evitar la sensación de aislamiento en el trabajo remoto?
Ayudan las reuniones 1:1, espacios informales virtuales (cafés, afterworks), encuentros presenciales periódicos y una comunicación clara sobre cómo y cuándo pedir ayuda.
¿Es mejor trabajar full remote o modelo híbrido?
Depende del tipo de empresa, cultura y personas. Muchos equipos funcionan bien en modelos híbridos, pero lo importante es que haya procesos claros que no dependan exclusivamente de la presencia física.
¿Cómo se mide el rendimiento en equipos remotos?
En lugar de tiempo “calentando la silla”, es mejor centrarse en outputs: tareas completadas, proyectos entregados, calidad del trabajo y satisfacción del cliente, alineado con los KPIs del plan de negocio y de marketing.
¿Qué errores son comunes al pasar a remoto?
Intentar replicar tal cual la dinámica de oficina (muchas reuniones, poca documentación), no definir horarios ni canales y no invertir en formación en comunicación y autonomía suelen ser fallos frecuentes.
Aprovecha el trabajo remoto como una oportunidad de rediseñar tu forma de trabajar
El trabajo remoto no es solo cambiar de lugar físico; es una oportunidad para repensar procesos, comunicación y medición del trabajo. Bien planteado, puede aumentar productividad y calidad de vida a la vez.
Combinar buenas prácticas, herramientas adecuadas y una cultura de confianza permite que equipos distribuidos funcionen tan bien o mejor que los presenciales. La clave está en experimentar, medir y ajustar continuamente.