¿Qué es un workflow para mi trabajo?

¿Qué significa workflow del inglés?

El workflow o "flow/flujo de trabajo" es un registro de una serie de actividades o tareas, relacionadas entre sí, que se realizan en un orden determinado. Es decir, es un listado de actividades que se hacen para conseguir una tarea.

Estas actividades o tareas pueden ser realizadas por personas o máquinas, pero el workflow es el conjunto de instrucciones o trabajos a hacer. Por ejemplo, hacer la compra tiene un workflow o flujo de trabajo de:

• Hacer la lista de la compra

• Coger bolsas para meterla

• Conducir un vehículo al supermercado

• Coger los objetivos de la lista

• ...

Los trabajos son muchas veces realizados también por máquinas y/o softwares o tienen su intervención. En el caso previo y aunque se da por hecho, a la hora de pagar hay todo el software del banco que asegura la operación, se conecta para emitir un ticket...

Todo este proceso puede llevarse a cabo de una forma únicamente manual o automatizarlo de forma tecnológica. Esta opción tiene varias ventajas, ya que resulta más eficiente, es más cómoda para el equipo que realiza las actividades y es más asequible.

El workflow  permite registrar las tareas, quiénes y cómo la realizan, etc. Nos permite hacer un seguimiento y gestión ordenada siguiendo unas pautas establecidas y puestas en común por aquellos que usan este método.

¿Cómo diseñar un workflow o flujo de trabajo?

Para crear un workflow bien y que funcione correctamente, se deben tener claros unos aspectos básicos:

• El equipo: se debe tener constancia de los integrantes del equipo y la labor que desempeñan.

• Objetivos: se debe conocer la finalidad de realizar dicho método y la finalidad con la que se desarrolla.

• Los datos: recolectar y compartir la información relevante e importante que cada integrante del equipo necesite para la realización de sus actividades.

• Diseñar: trabajar en cómo va a ser comunicada y expresada la información.

• Crear: se ponen en marcha los recursos escogidos y se ponen en práctica.

• Comprobar: estudiar y medir los resultados de cómo se ha desarrollado, para detectar errores y mejoras futuras.

Para una correcta monitorización del workflow, es importante que el software pueda manejar los aspectos mencionados anteriormente.

Por un lado, debe haber un documento que reúna los sectores y campos relevantes e información sobre estos. Estos documentos suelen ser formularios donde se recoge el nombre del participante o trabajador, su contacto, ocupación, gastos, etc.

Por otro lado, debe haber una muestra que represente la realización de las tareas y cómo se desempeñan. Esto se consigue mediante un diagrama de proceso, que representa esta información de una forma gráfica.

A Ordenar y automatizar el trabajo

Diseñar un buen workflow permite que los procesos sean más claros, repetibles y fáciles de mejorar.

Tenerlos documentados y, cuando sea posible, apoyados en herramientas, ayuda a que el equipo trabaje con menos errores y más enfoque en las tareas de mayor valor.